CSO24 커뮤니티 플랫폼 
CSO 서명현황, 계약이 지연되는 지점을 놓치지 않으려면
전자계약 26.07.16
CSO 계약서를 발송한 뒤에도 담당자가 계속 확인해야 하는 일이 있습니다. 어느 업체가 서명을 마쳤는지, 어떤 계약서가 아직 미서명 상태인지, 추가 확인이 필요한 대상은 누구인지 확인하는 과정입니다.
특히 재위탁 계약이 함께 있는 경우에는 진행 상태를 더 세밀하게 봐야 합니다. 제약사와 1차 CSO의 계약은 완료되었더라도, 이후 재위탁 업체와의 계약이 멈춰 있다면 전체 계약 흐름은 지연될 수 있습니다. 그래서 CSO 서명현황은 계약서 보관보다 계약이 어디까지 진행됐는지 확인하는 기준에 가깝습니다.
계약 지연은 어디에서 생길 수 있을까요?
계약이 늦어지는 이유는 계약서 작성 단계에만 있지 않습니다. 계약서를 보낸 뒤 상대방 확인이 늦어지거나, 일부 업체만 서명을 완료하거나, 확인요청이 처리되지 않아 다음 단계로 넘어가지 못하는 경우도 있습니다.
다음과 같은 상황이라면 서명현황을 따로 확인할 필요가 있습니다.
- 계약서를 발송했지만 서명 완료 여부를 담당자가 직접 확인하는 경우
- 제약사, CSO, 재위탁 업체별 진행 상태가 따로 관리되는 경우
- 미서명 계약서를 다시 찾아 발송해야 하는 경우
- 확인요청 내역이 이메일이나 메신저에 흩어져 있는 경우
- 계약 진행 상황을 보고할 때마다 자료를 다시 취합하는 경우
계약이 어느 단계에서 멈췄는지 바로 보이지 않으면 담당자는 여러 자료를 오가며 확인해야 합니다.
CSO 서명현황에서 확인해야 할 기준
발송 상태와 서명 완료 상태가 구분되는가
계약서를 보냈는지, 상대방이 확인했는지, 서명까지 완료됐는지 구분되어야 합니다. 발송 여부와 완료 여부가 섞여 있으면 담당자는 매번 개별 연락이나 파일 확인으로 진행 상태를 확인해야 합니다.
계약 건수가 적을 때는 수작업 확인도 가능하지만, 업체 수와 계약 건수가 늘어나면 누락 여부를 한눈에 보기 어려워질 수 있습니다.
미서명 계약서가 바로 보이는가
계약 진행 중 자주 확인해야 하는 항목은 미서명 상태입니다. 누가 아직 서명하지 않았는지 알아야 다음 확인요청을 진행할 수 있습니다.
미서명 계약서가 여러 폴더나 이메일에 섞여 있으면 담당자는 계약서명, 업체명, 발송일을 다시 비교해야 합니다.
확인요청 흐름이 남아 있는가
계약 진행 중에는 서명 여부뿐 아니라 어떤 대상에게 확인요청을 보냈는지도 함께 봐야 합니다. 요청 이력이 따로 남아 있지 않으면 같은 내용을 반복해서 확인하거나, 이미 요청한 건을 다시 찾는 일이 생길 수 있습니다.
확인요청은 계약 진행 상태와 연결해서 보는 편이 실무 흐름에 맞습니다.
재위탁 계약 단계까지 이어지는가
재위탁 구조에서는 1차 계약만 완료되어도 이후 계약 단계가 남아 있을 수 있습니다. 제약사, 1차 CSO, 2차 CSO, N차 CSO로 이어지는 구조라면 각 업체별 서명 상태와 계약 흐름을 함께 확인해야 합니다.
한 단계라도 지연되면 전체 자료 정리와 후속 업무가 늦어질 수 있습니다.
서명현황이 흩어지면 생기는 실무 상황
예를 들어 제약사 A가 1차 CSO B와 계약을 진행하고, B가 일부 품목을 CSO C에게 재위탁하는 상황을 생각해볼 수 있습니다.
A와 B의 계약서는 서명이 완료되었지만, B와 C의 재위탁 계약서가 아직 미서명 상태라면 전체 계약 흐름은 완료된 것으로 보기 어렵습니다. 그런데 A와 B 계약서는 전자계약 화면에 있고, B와 C 계약 진행 상태는 이메일로만 확인하고 있다면 담당자는 어느 단계에서 지연되는지 다시 찾아봐야 합니다.
여기에 확인요청 내역까지 별도 메신저나 개인 메일에 남아 있다면 계약 진행 상황을 정리하는 데 시간이 더 걸립니다. 계약이 늦어진 원인이 계약서 작성 단계인지, 서명 대기 상태인지, 확인요청 미처리 상태인지 구분하기 어려워질 수 있습니다.
계약 지연을 줄이기 위한 체크리스트
- 계약서 발송 여부와 서명 완료 여부를 구분해 볼 수 있는가
- 미서명 계약서를 바로 확인할 수 있는가
- 확인요청 대상과 요청 상태가 남아 있는가
- 재위탁 계약까지 이어지는 서명 흐름을 확인할 수 있는가
- 업체별 계약 진행 상태를 따로 취합하지 않아도 되는가
- 담당자가 바뀌어도 기존 진행 내역을 이어서 볼 수 있는가
CSO24에서 서명현황을 보는 방식
CSO24는 전자계약 이후의 진행 상태를 함께 확인해야 하는 업무 흐름에 맞춰 검토할 수 있습니다. 서명현황과 확인요청을 함께 보면 완료된 계약과 추가 확인이 필요한 계약을 구분하는 데 도움이 됩니다.
재위탁 구조가 있는 계약에서는 서명 상태를 계약서 단위로만 보는 것보다, 어느 업체와 어떤 재위탁 흐름에 연결된 계약인지 함께 보는 것이 중요합니다. CSO24에서는 재위탁 내역과 계약 진행 흐름을 함께 확인할 수 있어, 계약이 어느 단계에서 지연되는지 파악해야 하는 업무에 맞춰 활용할 수 있습니다.
계약 진행 속도를 높이려면 발송 이후의 서명현황과 확인요청이 흩어지지 않도록 정리하는 기준이 필요합니다. 담당자가 매번 이메일, 엑셀, 개별 폴더를 다시 열어보는 방식이라면 계약 지연 지점을 찾는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.
자주 묻는 질문
CSO 서명현황은 왜 따로 확인해야 하나요?
계약서를 보냈더라도 모든 대상이 서명을 완료한 것은 아닐 수 있습니다. 서명현황을 확인해야 계약이 실제로 어디까지 진행되었는지 파악할 수 있습니다.
미서명 계약서는 어떻게 점검해야 하나요?
업체명, 계약서명, 발송일, 서명 완료 여부를 함께 확인하는 것이 좋습니다. 미서명 상태가 분리되어 보이지 않으면 담당자가 여러 자료를 다시 찾아야 합니다.
재위탁 계약에서도 서명현황이 중요한가요?
재위탁 계약이 이어지는 경우에는 1차 계약뿐 아니라 이후 계약 단계의 서명 상태도 확인해야 합니다. 한 단계에서 서명이 지연되면 전체 계약 흐름이 늦어질 수 있습니다.
CSO24는 서명현황과 어떤 업무에 연결되나요?
CSO24는 전자계약, 서명현황, 확인요청, 재위탁 내역을 함께 확인해야 하는 업무에 맞춰 검토할 수 있습니다. 계약서 발송 이후 어느 단계에서 확인이 필요한지 파악하는 데 활용할 수 있습니다.
계약 지연은 진행 상태를 늦게 발견할 때 커집니다
CSO 계약에서는 서명 완료 여부와 확인요청 상태를 제때 파악하는 것이 중요합니다. 누가 서명을 마쳤고, 어느 업체에서 멈춰 있으며, 어떤 확인요청이 남아 있는지 보여야 다음 업무로 넘어갈 수 있습니다.
서명현황이 이메일, 엑셀, 개별 폴더에 흩어져 있다면 계약 지연 지점을 찾는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. CSO24의 전자계약과 서명현황, 확인요청 기능을 현재 계약 진행 방식과 비교해보면 어디서 확인 업무가 반복되고 있는지 점검할 수 있습니다.
관련 키워드 : CSO24, CSO 계약서
