재위탁 계약부터 ERP 정산까지,
CSO24로 해결하는 제약업무 A to Z

CSO 증빙자료는 실태조사나 자료 제출 요청이 생긴 뒤에 찾기 시작하면 확인할 항목이 한꺼번에 늘어납니다. 위수탁 계약서와 재위탁 통보서는 계약 관계를 기준으로 봐야 하고, 신고증과 사업자등록증은 업체 정보와 맞는지 확인해야 합니다. 여기에 교육 수료증, 품목별 수수료율, 지출보고서 관련 근거자료까지 더해지면 자료 위치가 흩어져 있을수록 준비 시간이 길어집니다.

현재 약사법에서는 의약품공급자등이 지출보고서와 관련 장부·근거자료를 5년간 보관하도록 하고 있습니다. 의약품공급자가 의약품 판촉영업자에게 판매촉진 업무를 위탁하거나 재위탁하는 경우에는 위탁계약서와 관련 근거자료도 5년간 각자 보관해야 합니다. 보건복지부장관은 필요하다고 인정하는 경우 해당 자료의 제출을 요구할 수 있습니다.

이 때문에 평소 자료를 정리할 때도 계약, 재위탁, 교육, 수수료, 지출보고서 자료를 각각 어떤 기준으로 확인할지 정해두는 편이 좋습니다.

실태조사와 계약 관련 자료 제출은 구분해서 봐야 합니다

CSO 증빙자료를 이야기할 때 먼저 구분해야 하는 부분이 있습니다.

약사법상 실태조사는 지출보고서와 관련된 제도입니다. 의약품공급자등은 의료인 등에게 제공한 경제적 이익 내역에 관한 지출보고서를 작성하고, 관련 장부와 근거자료를 5년간 보관해야 합니다. 보건복지부장관은 지출보고서에 관한 실태조사를 실시할 수 있습니다.

위탁계약서도 별도의 보관·제출 대상이 될 수 있습니다. 의약품공급자가 CSO에 판매촉진 업무를 위탁하거나 CSO가 이를 다시 재위탁하는 경우에는 위탁계약서와 관련 근거자료를 각자 5년간 보관해야 하며, 필요하면 자료 제출을 요구받을 수 있습니다.

실무에서는 두 영역의 자료를 동시에 관리하는 경우가 많기 때문에 조사 대상 자료와 계약 관련 자료가 섞이지 않도록 구분해 두는 것이 좋습니다.

위수탁 계약서는 현재 적용되는 조건까지 확인할 수 있어야 합니다

증빙자료를 점검할 때 가장 먼저 살펴볼 자료는 위수탁 계약서입니다.

계약서에는 어느 업체와 계약했는지, 어떤 의약품의 판매촉진 업무를 맡겼는지, 품목별 수수료율과 계약기간이 어떻게 정해졌는지 확인할 수 있는 내용이 담깁니다.

같은 업체와 계약을 여러 차례 체결했다면 현재 적용되는 계약을 구분하는 과정도 필요합니다. 이전 계약과 갱신 계약이 같은 폴더에 있거나 계약 조건이 중간에 변경됐다면 특정 시점의 조건을 확인할 때 다시 자료를 대조하게 됩니다.

계약 자료는 업체명만으로 찾기보다 계약기간, 위탁 품목, 서명 상태, 재위탁 여부까지 함께 확인할 수 있도록 정리해두는 편이 실무에 유리합니다.

재위탁이 있으면 원계약과 통보 자료를 함께 확인해야 합니다

재위탁 구조에서는 원계약 하나만으로 전체 계약 관계를 파악하기 어렵습니다.

제약사가 1차 CSO에 판매촉진 업무를 맡기고, 다시 하위 CSO로 재위탁이 이어졌다면 원계약, 재위탁계약, 재위탁 통보 자료가 함께 존재합니다. 단계가 늘어날수록 어느 업체가 누구에게 업무를 맡겼는지 다시 맞춰봐야 하는 상황도 생깁니다.

특정 품목이 1차 CSO에서 2차 CSO로 재위탁됐다면 담당자는 해당 품목이 원계약에 포함되어 있는지, 재위탁 통보서가 남아 있는지, 하위 업체 정보와 계약 내용이 맞는지까지 확인하게 됩니다.

CSO24에서는 위탁계약서와 재위탁 통보서, 사업자등록증, 신고증을 조회하고 개별 또는 일괄 다운로드할 수 있습니다. 1차부터 N차까지 이어지는 재위탁 구조도 단계별로 확인할 수 있습니다.

신고증과 사업자등록증은 계약 업체 정보와 맞춰봐야 합니다

계약서를 확인할 때 업체 증빙도 함께 보게 됩니다.

사업자등록증과 신고증이 다른 위치에 보관되어 있으면 계약서에 적힌 업체 정보와 다시 맞춰봐야 합니다. 거래처가 많거나 상호가 비슷한 업체가 있는 경우에는 사업자등록번호, 대표자, 영업소 정보 등을 함께 확인하는 편이 정확합니다.

CSO24 제출자료 대응 화면에서는 위탁계약서, 재위탁 통보서와 함께 사업자등록증과 신고증을 조회하고 다운로드할 수 있습니다.

이처럼 계약서와 업체 증빙을 같은 거래처 기준으로 확인할 수 있으면 제출자료를 준비하면서 이미 받은 서류를 다시 요청하는 일을 줄이기 쉽습니다.

교육 수료증은 연도별로 확인하는 자료입니다

의약품 판촉영업자는 신고 이후 신규교육과 보수교육을 이수해야 합니다. 신규교육은 신고증 발급일부터 3개월 이내 24시간, 보수교육은 신규교육 수료일이 속한 해의 다음 해부터 매년 8시간입니다.

따라서 교육 수료증은 한 번 받아놓고 계속 사용하는 자료보다 연도별 상태를 확인하는 자료에 가깝습니다.

재위탁 업체가 늘어나면 어느 업체가 어느 연도의 교육 자료를 제출했는지 확인하는 과정도 복잡해질 수 있습니다. 담당자 이메일이나 개인 폴더에 수료증이 남아 있다면 인수인계 이후 자료를 다시 요청하는 상황도 생길 수 있습니다.

CSO24에서는 교육 수료증을 직접 등록하거나 카카오톡 채널로 제출할 수 있고, 연도별로 제출된 교육 수료증을 확인할 수 있습니다.

품목별 수수료율은 계약과 정산을 맞춰보는 기준입니다

계약 자료와 정산 자료를 함께 볼 때 자주 확인하는 정보가 품목별 수수료율입니다.

같은 CSO가 여러 의약품을 담당하면 품목마다 적용되는 수수료가 다를 수 있습니다. 계약 조건이 변경됐다면 계약서의 수수료 기준과 실제 정산 자료에 반영된 값이 같은지도 확인해야 합니다.

CSO24 ERP에서는 제약사가 취급하는 약품 목록을 불러와 보유 수수료와 재위탁 수수료를 입력할 수 있고, EDI 등록과 정산 내역 확인 업무도 연결해서 볼 수 있습니다.

증빙자료를 점검할 때는 계약서에 적힌 품목과 수수료율이 실제 정산 기준과 맞는지 확인할 수 있는 상태가 중요합니다.

지출보고서 근거자료는 계약 증빙과 나눠서 보는 편이 좋습니다

지출보고서는 의료인 등에게 제공한 경제적 이익 내역을 기록하는 자료입니다. 관련 장부와 근거자료는 5년간 보관해야 합니다.

이 자료는 위수탁 계약서나 재위탁 통보서와 성격이 다르기 때문에 같은 기준으로 관리하면 오히려 확인하기 어려울 수 있습니다.

경제적 이익 제공 내역을 확인할 때는 지출보고서의 내용과 이를 뒷받침하는 근거자료가 서로 맞는지가 중요합니다. 따라서 계약 관련 자료와 지출보고서 근거자료는 각각 필요한 기준으로 다시 찾을 수 있도록 구분해 두는 편이 좋습니다.

CSO24는 2026년 5월 경제적 이익 지출보고서 엑셀 출력 기능을 추가했고, 현재 계약 체결, 재위탁 관리, 수수료 정산, 지출 증빙 업무를 함께 관리하는 기능을 제공하고 있습니다.

MR 정보는 계약 구조를 이해할 때 참고할 수 있습니다

MR 정보는 모든 실태조사에서 제출해야 하는 법정 증빙자료로 일반화하기보다, 실제 영업 구조를 확인할 때 참고하는 운영 정보로 보는 편이 정확합니다.

재위탁 단계가 여러 번 이어지면 제약사, 1차 CSO, 하위 CSO, 실제 영업 수행자 사이의 관계를 파악해야 특정 품목의 영업 구조를 이해하기 쉬워집니다.

따라서 MR 정보는 계약서나 지출보고서처럼 법정 보관자료와 같은 범주로 묶기보다, 위수탁·재위탁 구조를 확인할 때 필요한 내부 운영 정보로 구분해 두는 것이 적절합니다.

실제로 자료 준비 시간이 길어지는 경우

예를 들어 한 제약사가 특정 CSO의 거래 자료를 확인한다고 가정해보겠습니다.

계약서는 전자계약 메뉴에 있고, 재위탁 통보서는 별도 폴더에 있으며, 신고증은 담당자 PC에 저장되어 있고, 교육 수료증은 이메일로 받은 상태라면 자료는 모두 보유하고 있을 수 있습니다.

하지만 계약 관계를 확인한 뒤 다시 재위탁 여부와 교육 자료를 찾고, 정산 조건까지 검토해야 한다면 한 업체를 확인하는 데도 여러 위치를 오가게 됩니다.

이런 상황이 반복된다면 자료를 더 많이 저장하는 것보다 업체와 계약을 기준으로 어디에서 어떤 자료를 확인해야 하는지 정리하는 편이 실무 부담을 줄이는 데 도움이 됩니다.

CSO24에서는 어떤 증빙자료를 확인할 수 있을까요?

현재 계약, 재위탁, 교육, 정산 자료를 서로 다른 위치에서 확인하고 있다면 어떤 자료를 가장 자주 다시 찾는지부터 살펴보는 것이 좋습니다. 그 지점이 현재 증빙자료 관리 방식에서 가장 먼저 손볼 부분이 될 가능성이 높습니다.

CSO 증빙자료 점검 체크리스트

• 현재 적용되는 위수탁 계약서를 바로 확인할 수 있는가
• 계약서와 재위탁 통보서를 같은 거래 관계로 확인할 수 있는가
• 사업자등록증과 신고증이 현재 업체 정보와 맞는가
• 신규교육·보수교육 수료증을 연도별로 확인할 수 있는가
• 계약 품목과 품목별 수수료율이 정산 자료와 맞는가
• 지출보고서와 관련 근거자료를 구분해서 확인할 수 있는가
• 계약·지출 관련 자료의 보관 기간을 확인하고 있는가
• 담당자가 바뀌어도 자료 위치와 확인 기준을 파악할 수 있는가

자주 묻는 질문

실태조사 전에 자료 위치부터 점검해보세요

실태조사나 자료 제출 요청을 앞두고 준비 시간이 오래 걸린다면 자료의 양보다 보관 방식부터 살펴볼 필요가 있습니다.

지출보고서 관련 자료와 위탁·재위탁 계약 자료를 구분하고, 교육 수료증과 신고증, 사업자등록증, 품목별 수수료율까지 업체와 계약을 기준으로 확인할 수 있도록 정리해두면 필요한 자료를 찾는 과정이 훨씬 명확해집니다.

CSO24는 위탁계약서, 재위탁 통보서, 사업자등록증, 신고증 조회·다운로드와 재위탁 구조 확인, 교육 수료증 관리, 제품 수수료·EDI·정산 내역 확인, 경제적 이익 지출보고서 엑셀 출력 기능을 제공하고 있어 관련 자료를 여러 위치에서 관리하는 기업이 현재 업무 방식을 점검할 때 비교해볼 수 있습니다.