재위탁 계약부터 ERP 정산까지,
CSO24로 해결하는 제약업무 A to Z

제품설명회나 견본품 제공처럼 의료인 등을 대상으로 경제적 이익이 발생하면 관련 내역을 나중에 다시 확인해야 하는 일이 생깁니다. 제공 당시에는 금액과 대상이 명확해 보여도, 시간이 지나면 영수증이나 내부 증빙이 어디에 있는지 찾는 데 더 많은 시간이 걸릴 수 있습니다.

특히 여러 병의원이나 의료인을 대상으로 판매촉진 업무를 수행하는 CSO라면 회계연도가 끝난 뒤 자료를 한꺼번에 모으는 방식은 부담이 커질 수 있습니다. 지출이 발생할 때 대상, 일자, 금액이나 수량, 관련 근거자료를 같이 정리해두는 편이 이후 지출보고서를 작성할 때 훨씬 수월합니다.

의약품 판촉영업자(CSO)도 지출보고서 작성·보관 대상에 포함됩니다. 지출보고서는 매 회계연도 종료 후 3개월 이내에 작성해야 하며, 지출보고서와 관련 장부 및 근거자료는 5년간 보관해야 합니다.

CSO도 지출보고서를 준비해야 합니다

지출보고서를 제약회사에서만 작성하는 자료로 생각할 수 있지만, 의약품 분야에서는 판촉영업자(CSO)도 대상에 포함됩니다.

건강보험심사평가원의 지출보고서 업무 대상에는 의약품 품목허가를 받은 자, 수입업자, 도매상과 함께 판촉영업자가 포함되어 있습니다. 2026년 3월 발표된 세 번째 실태조사에서도 의약품·의료기기 공급자와 판촉영업자가 조사 대상에 포함됐습니다.

따라서 판매촉진 업무 과정에서 경제적 이익 제공 내역이 발생한다면 해당 회계연도의 지출 내역과 근거자료를 함께 정리해둘 필요가 있습니다.

어떤 경제적 이익이 지출보고서와 연결될까요?

의약품 분야에서는 법령상 허용되는 경제적 이익 제공 내역이 지출보고서에 들어갑니다.

대표적으로 견본품 제공, 학술대회 지원, 임상시험 지원, 제품설명회, 시판 후 조사, 대금결제 조건에 따른 비용 할인 등이 해당됩니다. 2026년 공개된 실태조사 결과에서도 이 항목들을 기준으로 경제적 이익 제공 내역이 집계됐습니다.

예를 들어 제품설명회와 관련된 지출이 있었다면 금액만 남겨두기보다 제공 일자와 대상, 실제 지출 내용, 이를 뒷받침할 자료를 함께 정리해두는 편이 좋습니다.

지출 유형마다 기록하는 내용이 다를 수 있으므로 회계자료와 영수증만 별도로 모아두기보다 실제 제공 건을 기준으로 관련 자료를 연결해두는 방식이 실무에서는 더 편합니다.

지출보고서는 언제 작성해야 할까요?

약사법에서는 지출보고서를 매 회계연도 종료 후 3개월 이내에 작성하도록 정하고 있습니다.

회계연도 동안 지출 건수가 많았다면 보고서 작성 시기가 되었을 때 이전 자료를 다시 찾는 일이 반복될 수 있습니다. 특히 담당자가 여러 명이거나 병의원별 자료가 서로 다른 위치에 저장되어 있다면 누가 어떤 자료를 보유하고 있는지부터 확인해야 하는 상황도 생깁니다.

그래서 연중 발생한 지출을 날짜와 유형별로 쌓아두고, 관련 증빙도 같은 기준으로 정리하는 편이 효율적입니다.

지출보고서와 근거자료는 5년간 보관합니다

작성한 지출보고서와 관련 장부 및 근거자료의 보관 기간은 5년입니다. 보건복지부장관은 필요하다고 인정하는 경우 지출보고서와 관련 자료의 제출을 요구할 수 있습니다.

몇 년이 지난 뒤 특정 지출 건을 다시 확인해야 할 수 있다는 점을 생각하면 파일명이나 담당자의 기억에만 의존하는 방식은 불편할 수 있습니다.

예를 들어 보고서에는 제품설명회 지출이 기록되어 있지만 관련 증빙은 담당자의 이메일에만 남아 있다면 자료를 다시 찾는 데 시간이 걸립니다. 연도와 지출 유형을 기준으로 보고서 내역과 증빙을 함께 찾을 수 있도록 정리해두는 편이 좋습니다.

작성기한과 실태조사 제출기간은 구분해서 봐야 합니다

지출보고서 작성기한과 실태조사 자료 제출기간은 같은 기준이 아닙니다.

회계연도 종료 후 3개월은 지출보고서를 작성하는 시기입니다. 반면 실태조사 자료 제출기간은 해당 연도의 조사 일정에 따라 정해집니다.

건강보험심사평가원은 지출보고서 실태조사를 매년 실시하고 있으며, 지출보고서와 업체 일반현황 등을 지출보고서 관리시스템(KOPS)을 통해 제출받습니다.

따라서 지출보고서를 작성해둔 뒤 실제 실태조사가 시작되면 그해 제출기간과 방법을 따로 확인해야 합니다.

제출한 지출보고서는 공개될 수 있습니다

지출보고서는 실태조사 이후 공개 절차와도 연결됩니다.

2026년 3월에는 2024년 의약품·의료기기 공급자 및 판촉영업자가 제출한 업체별 지출보고서가 공개됐습니다. 공개된 업체별 지출보고서는 지출보고서 관리시스템에서 확인할 수 있으며, 최초 공개일부터 5년간 공개됩니다. 개인정보나 영업비밀 등 비공개 대상 정보에는 관련 기준에 따른 비식별 조치가 적용될 수 있습니다.

실제 제출 자료가 외부 공개로 이어질 수 있는 만큼 작성할 때부터 대상과 금액, 지출 유형이 근거자료와 맞는지 정확하게 정리하는 것이 중요합니다.

계약자료와 지출보고서 자료는 나눠두는 편이 좋습니다

CSO 업무에서는 위수탁계약서와 재위탁 통보서, 신고증 등 여러 자료를 함께 다루기 때문에 지출보고서 관련 증빙까지 같은 폴더에 섞이는 경우가 있습니다.

하지만 두 자료는 사용하는 목적이 다릅니다.

지출보고서는 경제적 이익 제공 내역을 기록하고 그 근거를 확인하기 위한 자료입니다. 위탁·재위탁 계약이 있는 경우에는 위탁계약서와 관련 근거자료가 별도로 존재하고, 해당 자료 역시 법에 따라 5년간 보관해야 합니다.

계약 자료는 업체 간 계약 관계를 기준으로 정리하고, 지출보고서 자료는 실제 경제적 이익 제공 내역을 기준으로 구분해두면 실태조사와 다른 자료 제출 업무가 섞이는 것을 줄일 수 있습니다.

CSO24에서는 지출보고서를 엑셀로 출력할 수 있습니다

지출 관련 데이터를 엑셀로 출력해 내부에서 내용을 정리하거나 제출 전에 다시 검토하는 데 활용할 수 있습니다.

실태조사 자료 자체는 건강보험심사평가원의 지출보고서 관리시스템을 통해 제출합니다. 즉, CSO24에서 지출보고서 데이터를 정리하고 엑셀로 확인한 뒤 실태조사 제출 단계에서는 KOPS를 이용하는 방식입니다.

계약과 재위탁, 정산 업무를 함께 처리하는 과정에서 지출 관련 데이터까지 다루고 있다면 지출보고서 작성 시점에 필요한 자료를 다시 모으는 부담을 줄이는 데 활용할 수 있습니다.

CSO 지출보고서 준비 체크리스트

• 해당 회계연도의 경제적 이익 제공 내역이 정리되어 있는가
• 제공 일자와 대상, 금액 또는 수량이 실제 자료와 맞는가
• 각 지출 내역을 뒷받침하는 근거자료를 찾을 수 있는가
• 지출보고서와 관련 장부·근거자료를 연도별로 보관하고 있는가
• 실태조사가 시작되면 해당 연도의 제출기간을 확인했는가
• 위탁계약 관련 자료와 지출보고서 관련 자료를 구분하고 있는가

자주 묻는 질문

지출이 발생할 때 자료를 같이 정리해두세요

지출보고서 업무가 복잡해지는 경우는 보고서를 작성하는 순간보다 이미 지난 지출 내역을 다시 찾을 때가 많습니다.

경제적 이익이 발생할 때 제공 내역과 근거자료를 함께 정리해두면 회계연도 종료 후 보고서를 작성할 때 필요한 자료를 다시 모으는 시간을 줄일 수 있습니다. 이후 실태조사가 시작됐을 때도 제출할 자료의 범위를 파악하기 쉬워집니다.

CSO24의 경제적 이익 지출보고서 엑셀 출력 기능은 지출 데이터를 정리하고 제출 전 내용을 검토하는 과정에서 활용할 수 있습니다. 실태조사 자료는 건강보험심사평가원의 지출보고서 관리시스템에서 제출하면 됩니다.