재위탁 계약부터 ERP 정산까지,
CSO24로 해결하는 제약업무 A to Z

제약 위수탁 영업을 운영하다 보면 계약서는 점점 늘어납니다. 처음에는 제약사와 CSO 사이의 계약 몇 건으로 시작해도 거래 업체와 품목이 늘어나고 재위탁이 생기면 계약 관계도 함께 복잡해집니다.

이때 실무자가 자주 겪는 문제는 계약서가 없는 경우보다 필요한 계약을 바로 찾기 어렵거나, 계약서에 적힌 조건과 현재 운영 중인 정보가 맞는지 다시 확인해야 하는 상황입니다. 어느 업체와 언제 계약했는지, 어떤 품목을 맡겼는지, 품목별 수수료율은 얼마인지, 재위탁이 있는지, 서명은 완료됐는지까지 확인해야 하기 때문입니다.

현재 약사법 시행규칙에서는 의약품 판매촉진 업무를 위탁할 때 위탁계약서를 작성하도록 하고 있으며, 계약서에는 의약품 판촉영업자의 상호와 대표자명, 영업소 소재지와 신고번호·사업자등록번호, 위탁 의약품 명칭과 품목별 수수료율, 계약기간, 교육을 포함한 수탁자의 준수사항 등이 포함됩니다.

따라서 제약 위수탁 영업의 계약 관리는 계약서를 파일로 보관하는 업무보다 훨씬 넓게 봐야 합니다. 계약 내용과 실제 위탁 구조가 맞는지, 관련 자료를 필요한 시점에 확인할 수 있는지가 실무에서 중요합니다.

제약 위수탁 영업에서 계약서는 무엇을 확인하는 자료일까요?

위수탁 계약서는 제약사와 CSO 사이에서 어떤 판매촉진 업무를 맡겼는지 확인하는 기준이 됩니다.

예를 들어 A제약사가 B CSO와 계약했다면 업체명과 계약기간만 확인하는 것으로 업무가 정리되지는 않습니다. 어떤 의약품을 맡겼는지, 해당 품목의 수수료율이 어떻게 정해졌는지, B 업체의 신고 정보가 계약 당시 자료와 맞는지까지 계약 내용과 연결됩니다.

현재 시행규칙에서도 위탁 의약품의 명칭과 품목별 수수료율, 계약기간을 계약서에 포함하도록 규정하고 있습니다. 수탁자의 의무와 준수사항에는 교육 관련 내용도 포함됩니다.

이 때문에 계약 담당자가 실제로 확인하는 자료도 자연스럽게 늘어납니다. 계약서와 신고증, 사업자등록증, 교육 자료, 품목별 수수료율이 서로 다른 위치에 있다면 한 업체의 계약 상태를 파악하는 데 여러 파일을 오가게 됩니다. 계약 관리의 첫 번째 기준은 현재 계약 내용을 다른 관련 자료와 비교했을 때 같은 정보를 확인할 수 있는지입니다.

거래 업체가 늘어날수록 현재 계약 상태를 찾기 어려워집니다

계약 건수가 적을 때는 담당자가 업체명이나 계약 시기를 기억하고 있는 경우가 많습니다. 하지만 여러 CSO와 계약하기 시작하면 상황이 달라집니다.

같은 업체와도 계약기간이 다른 계약이 존재할 수 있고, 품목이 추가되면서 새로운 계약서를 작성할 수도 있습니다. 이전 계약과 변경 계약이 같은 폴더에 보관되어 있다면 지금 적용되는 계약을 찾는 데 시간이 필요합니다.

서명이 진행 중인 계약도 마찬가지입니다. 계약서를 발송했지만 아직 상대방 서명이 완료되지 않은 상태라면 체결된 계약과 구분해서 볼 필요가 있습니다.

CSO24 공식 매뉴얼에서는 계약서를 생성해 발송할 수 있고, 계약 발송 내역에서 계약서와 재위탁 통보서를 다운로드할 수 있습니다. 서명이 완료되지 않은 계약에는 확인요청 기능을 이용해 담당자에게 알림톡과 이메일을 발송할 수 있습니다.

계약 수가 많아질수록 계약서 파일의 개수보다 현재 어느 단계에 있는 계약인지 확인할 수 있는 기준이 중요해지는 이유입니다.

재위탁이 생기면 원계약과 하위 계약을 같이 봐야 합니다

제약 위수탁 영업에서 계약 관리가 복잡해지는 대표적인 상황이 재위탁입니다.

제약사와 1차 CSO 사이에 계약이 있고, 1차 CSO가 다시 다른 CSO에 판매촉진 업무를 맡겼다면 원계약과 재위탁계약이 함께 존재합니다. 이후 또 다른 재위탁이 이어진다면 계약 단계는 더 늘어날 수 있습니다.

이런 구조에서는 특정 계약서 하나만 보고 전체 관계를 파악하기 어렵습니다.

예를 들어 제약사 A가 B 업체에 특정 품목을 맡기고, B가 C 업체에 해당 품목의 판매촉진 업무를 재위탁했다고 가정해보겠습니다. 담당자가 확인하려는 것은 B와 C의 계약서 존재 여부만이 아닙니다. A와 B의 계약에서 어떤 품목을 위탁했는지, B와 C의 재위탁 내용이 원계약과 연결되는지, 품목별 수수료율과 계약기간은 어떻게 정리되어 있는지도 함께 보게 됩니다.

재위탁이 한 단계 더 추가되면 업체별 계약서를 따로 정리하는 방식보다 상위 업체와 하위 업체의 관계를 연결해서 확인하는 방식이 더 유용해집니다.

CSO24의 제출자료 대응 기능에서는 1차부터 N차까지 재위탁 구조를 트리 형태로 확인할 수 있고, 위탁계약서와 재위탁 통보서도 차수별·업체별로 조회하고 다운로드할 수 있습니다.

품목별 수수료율은 계약서와 정산 사이에서 계속 확인됩니다

위수탁 계약을 관리할 때 품목 정보와 수수료율은 자주 다시 확인되는 항목입니다.

한 업체가 여러 의약품의 판매촉진 업무를 맡을 수 있고, 품목마다 수수료율이 다를 수 있기 때문입니다. 계약기간 중 조건이 바뀌었다면 이전 계약과 변경된 조건을 구분해야 하는 상황도 생길 수 있습니다.

계약서에는 현재 수수료율이 적혀 있는데 정산용 자료에는 이전 수수료율이 남아 있다면 어느 기준을 적용해야 하는지 다시 확인해야 합니다. 반대로 정산 자료만 보고 있다가 계약서의 품목 범위와 차이가 발견되는 경우도 있을 수 있습니다.

품목별 수수료율이 위탁계약서에 포함되어야 하는 항목으로 규정되어 있다는 점에서도 계약 단계에서부터 정확히 관리할 필요가 있습니다.

CSO24 매뉴얼에서는 거래 제약사별 의약품 수수료를 등록하고, 선택한 수수료를 계약서에 적용하는 방식이 제공됩니다.

결국 계약과 수수료 자료를 서로 떨어뜨려 관리하기보다 같은 업체와 품목을 기준으로 확인할 수 있어야 계약 검토와 이후 정산 과정에서 반복 확인을 줄이기 쉽습니다.

계약서가 있어도 서명 상태를 다시 확인하는 이유

전자계약을 사용하는 경우에도 계약 발송과 계약 체결은 같은 상태가 아닙니다.

담당자가 계약서를 발송한 뒤 상대 업체의 서명이 아직 완료되지 않았다면 해당 계약은 계속 진행 중인 상태입니다. 여러 업체에 계약서를 발송하는 환경에서는 어떤 업체가 서명을 마쳤고 어떤 업체가 아직 응답하지 않았는지 확인하는 작업이 생깁니다.

특히 계약 갱신 시기가 비슷하거나 여러 거래처에 계약서를 동시에 발송했다면 담당자의 기억에 의존하는 방식은 관리 부담을 키울 수 있습니다.

CSO24에서는 받은 계약서에 PIN 번호를 이용해 서명하고 계약을 체결할 수 있으며, 서명되지 않은 계약을 선택해 확인요청을 보낼 수 있습니다. 계약이 완료된 문서는 인쇄하거나 PDF로 내려받을 수 있습니다.

이런 기능은 계약서를 전자화했다는 사실보다 현재 계약 진행 상태를 구분해서 확인하는 데 의미가 있습니다.

※위 이미지는 이해를 돕기 위한 예시 이미지입니다※

제출자료를 준비할 때 계약 관리 상태가 드러납니다

평소에는 계약서가 여러 위치에 나뉘어 있어도 큰 문제가 없어 보일 수 있습니다. 하지만 제출자료를 준비하거나 특정 업체의 계약 관계를 확인해야 할 때 관리 상태의 차이가 크게 나타납니다.

제약사 담당자가 특정 CSO의 계약서를 찾은 뒤 다시 사업자등록증을 찾고, 신고증을 확인하고, 재위탁이 있는지 별도 파일에서 확인해야 한다면 한 업체를 검토하는 데도 여러 단계가 필요합니다.

CSO24의 제출자료 대응 화면에서는 위탁계약서, 재위탁 통보서, 사업자등록증, 신고증을 조회하고 개별 또는 일괄 다운로드할 수 있습니다. 계약일 기준으로 자료를 검색할 수도 있습니다.

이런 자료를 같은 계약 관계를 기준으로 확인할 수 있으면 담당자 변경이나 제출자료 요청이 있을 때도 기존 계약의 맥락을 다시 파악하기 쉬워집니다.

실제 업무에서는 자료가 있는지보다 연결 상태가 더 중요합니다

예를 들어 제약사 담당자가 특정 품목의 계약 상태를 확인한다고 가정해보겠습니다.

계약서는 공유 폴더에 있고, 수수료율은 정산 엑셀에 있으며, 재위탁 통보서는 담당자 이메일에 있고, 신고증과 사업자등록증은 업체별 폴더에 있다면 필요한 자료는 모두 가지고 있을 수 있습니다.

하지만 담당자는 먼저 원계약을 찾고, 해당 품목을 확인한 다음 수수료율 자료를 대조하고, 재위탁 여부를 다시 살펴봐야 합니다. 하위 CSO가 있다면 그 업체의 자료도 추가로 찾아야 합니다.

반대로 업체, 계약, 품목, 재위탁 관계를 같은 기준으로 확인할 수 있다면 필요한 정보를 찾는 과정이 짧아집니다.

제약 위수탁 영업에서 계약 관리 체계를 검토할 때 계약서를 얼마나 많이 보관하고 있는지보다, 필요한 계약 정보를 얼마나 빠르게 연결해서 확인할 수 있는지를 보는 편이 실무에 더 가깝습니다.

CSO24에서는 제약 위수탁 계약을 어떻게 확인할 수 있을까요?

CSO24는 재위탁 관리와 전자계약을 중심으로 제약사와 CSO 사이의 계약 업무를 확인할 수 있도록 구성되어 있습니다.

전자계약에서는 계약서를 작성하고 발송한 뒤 서명 진행 상태를 확인할 수 있으며, 미서명 계약에는 확인요청을 보낼 수 있습니다. 계약서와 재위탁 통보서는 개별 또는 일괄 다운로드가 가능합니다.

재위탁 자료를 확인할 때는 1차부터 N차까지 이어지는 업체 구조를 볼 수 있고, 제출자료 대응 화면에서는 위탁계약서, 재위탁 통보서, 사업자등록증, 신고증을 함께 조회할 수 있습니다.

따라서 여러 CSO와 계약하고 있거나 재위탁 단계가 늘어나면서 계약서와 관련 자료를 찾는 시간이 길어지고 있다면, 현재 업무에서 계약 정보가 어떻게 연결되어 있는지부터 비교해볼 수 있습니다.

제약 위수탁 계약 관리 체크리스트

• 현재 유효한 계약과 진행 중인 계약을 구분할 수 있는가
• 계약 업체와 사업자등록증·신고증 정보를 함께 확인할 수 있는가
• 계약 대상 의약품과 품목별 수수료율을 확인할 수 있는가
• 원계약과 재위탁계약의 관계를 따라갈 수 있는가
• 계약서 발송 후 서명 완료 여부를 확인할 수 있는가
• 재위탁 통보서와 계약서를 같은 업체 기준으로 찾을 수 있는가
• 담당자가 바뀌어도 기존 계약 자료를 찾는 데 어려움이 없는가
• 제출자료 요청 시 필요한 계약 관련 서류를 바로 확인할 수 있는가

자주 묻는 질문